Dat een formulier een must is, zal je niet verbazen. Het staat niet alleen professioneel,…
Laatst mailde Suman me, enigszins in paniek:
“In de webmail kwam ik onderstaande e-mailwisseling tegen. Dit is vreemd, omdat deze persoon ons bedankt voor een antwoord dat ik niet gegeven heb. Dit deugt niet. De vraag is hoe dit dan toch kan. Kan je het uitzoeken? Onze webmail mag natuurlijk geen ongeleid projectiel worden.”
De onderliggende vraag was dus eigenlijk: “Is mijn webmail gehackt?”
Ik las de e-mail, keek eens goed naar de mailwisseling die onder haar tekst stond, en kon binnen een minuut gelukkig een geruststellend antwoord sturen. Wat was er nou precies aan de hand?
Via het contactformulier op de website had iemand een bericht gestuurd. Die persoon kreeg een automatisch antwoord, namens mijn klant en vanaf het mailadres van het stichtingbestuur waar Suman in zit.
De persoon die via de website contact opgenomen had, had een antwoordmail getypt met iets als ‘bedankt voor jullie reactie, ik wacht jullie antwoord op mijn vraag af’.
Deze laatste e-mail maakte Suman ongerust; de eerste mail die via het contactformulier binnen was gekomen in de webmailbox, had ze blijkbaar over het hoofd gezien.
Haar antwoord op deze uitleg was dan ook:
“Dit is de eerste keer dat ik dit automatische antwoord zie. Kennelijk doordat iemand bedankt voor een automatisch antwoord in afwachting van een ‘echt’ antwoord. Zo blijf je wel bezig!
Ik kies er soms voor om geen antwoord te geven, want anders krijgen alle spammers/adverteerders/ongewenste personen (en dat zijn er nogal wat) ook een automatisch antwoord dat echt niet opgevolgd gaat worden door een echt antwoord.
Is het gebruikelijk om een automatisch antwoord in te stellen? Wat is goede e-mail-/webmailetiquette?“
Wederom een goede vraag, waar ongetwijfeld veel meer mensen mee zitten. Het antwoord hierop is gelukkig alweer eenvoudig: het is wel de bedoeling dat mensen een automatisch antwoord krijgen.
Spammers gooien die weer weg of negeren ze compleet; en dat is ook niet de groep mensen waar je van moet uitgaan. Ga gewoon uit van de goedbedoelende menselijke bezoeker en check ook ‘ns bij jezelf wat jij verwacht als je een formulier invult: duidelijkheid over wat er nu gaat gebeuren. Toch? Dus dan hoort dit erbij.
De logische vervolgvraag van Suman had kunnen zijn:
“En als ik in dat antwoord wil laten weten dat we bijv. alleen reageren op serieuze vragen die met onze stichting te maken hebben? Hoe pas ik dan de tekst aan die jij voor ons hebt klaargezet?”
Ik werk bij verreweg mijn meeste klanten met de formulierenplugin Ninja Forms. Daar maak je zo’n aanpassing als volgt:
Deze vraag kwam van Sumans collegabestuurslid.
Antwoord: die e-mail gaat rechtstreeks naar het e-mailadres van het bestuur, niet via het webformulier.
Je kunt vaak zonder technische kennis beoordelen of je e-mail (webmail is slechts een manier om je mail te benaderen) gehackt is. Check eerst de volgende zaken:
Nu weet je of de mail via jouw websiteformulier komt en of die mail spam bevat.
Komt de mail duidelijk niet via je formulier en is het ook geen spam? (Die herken je ongetwijfeld snel genoeg.) En is het wél een mail van jouw naam en mailadres afkomstig?
Dan is de kans groot dat je (web)mail gehackt is. Nog een paar aanwijzingen:
Direct contact opnemen met je host of reseller, om samen te bekijken wat de oorzaak van het probleem is. Afhankelijk daarvan wordt de juiste oplossing gekozen en bepaald wie welke actie neemt.
Heb jij problemen met je webmail? En wat verwacht je als je problemen hebt?
Snelle hulp! Want jouw bedrijf is afhankelijk van je mail. Ook in het weekend wil jij gewoon toegang hebben tot je mail, en niet afhankelijk zijn van bedrijven die van maandag t/m vrijdag van 09.00 tot 17.00 uur bereikbaar zijn.
Kies dus slim en kies voor een host of reseller die jouw bij wijze van spreken 25/8 (vrije variatie op 24/7) te hulp schiet als er nood aan de man is.
Ik ben zo’n reseller; en samen met Managed WP Hosting zorg ik ervoor dat jouw mail het blijft doen. Ik waarschuw je wanneer je je limieten overschrijdt en help je te voorkomen dat dat leidt tot een blokkade van je account en/of hoge kosten, door concrete tips te geven in de vorm van actiepunten. En mocht er een probleem zijn, dan lossen we dat supersnel op.
Wil je overstappen naar onze hosting? Of sta je op het punt een nieuwe website te laten maken en een host te kiezen? Neem dan vrijblijvend contact op! Ik vertel je graag meer hierover.
Hallo Hieke, wat een goed stuk 🙂
Ik kan punt 3 wel uitleggen:
Wij bieden https (het slotje in je adresbalk) webmail aan + SSL maildiensten op de servernaam.
Wat het doet? Het beveiligt de internetlijn tussen je eigen PC (of telefoon/tablet) en onze server. Zo wordt “meegluren” een stuk moeilijker gemaakt, omdat er dan encryptie gebruikt wordt om de gegevens heen en weer te sturen.
Omdat we het op de servernaam doen is het voor iedereen gratis inbegrepen en weet je zeker dat je met onze server aan het praten bent.
Hoi!
Dank voor je compliment én je heldere uitleg vanuit je expertise als hosting provider met wie ik erg graag samenwerk.
Sorry voor m’n late reactie overigens – je bericht was in de WordPress-prullenmand beland en dat zag ik pas daarnet.